武汉活动公司|干货活动策划的关键要素是什么?

日期:2019-12-14 00:08

  因为,活动没有“彩排”,只有现场“直播”!无论什么类型的活动,人数是50人还是2000人,也不论预算是几万块还是几十上百万,从邀请、接待、到现场管理的每一个环节,都是所在公司形象的直接反映。根据墨菲定律,可能会出错的事情一定会出错。

  所以,成功策划一个令人难忘的活动,关键就是细节!细节、细节!重要的话说三遍。一场活动有成千上万的细枝末节,每个环节都不能出现任何闪失。

  在开始策划之前,就要决定活动的规模,而规模取决两个要素:资金和目标。总不能策划到一半的时候发现预算不够,那就是在做无用功。第一步粗略估算出举办活动的主要费用(场租/住宿/交通/会场布置/AV灯光舞台布置/嘉宾/演员/主持人/安保/摄影摄像/劳务/视频制作/物料制作/第三方开发/礼品采购/公关费用/各种杂费等)。

  此次活动的目标和动机是什么?希望达成的目标?活动必须要有意义,比如:吸引媒体关注/提高公众知名度/推出新产品新形象/表彰/答谢员工客户供应商等。根据不同的目的确定活动调性,严谨的技术交流会议、创新独特的科技发布会、高端低奢的答谢会等。

  明确了活动目的和活动调性,就要甄选合适的活动场地。一场令人记忆深刻的活动场地占了一半因素,如果想选择一个与众不同的地方,或许是博物馆/美术馆/艺术剧院/私人住所/历史遗迹/高级餐馆/俱乐部/风景名胜/网球场/仓库/游船等,数之不尽,只怕你想不到或者资金不够用。

  用现在流行的说法是干货,如果是一场产品发布会,那么核心内容就是围绕产品发布来设计;如果是一场颁奖答谢晚会,核心内容就围绕颁发各种奖项来设计;如果是周年庆典,就好好包装企业奋斗历程和前程似锦。核心内容是整场活动的内核,围绕核心内容,可以提炼主题、Slogan、主KV,通过什么样的发布形式让受众感知核心内容,是最考验策划团队的创意能力和执行经验了。

  一场与众不同的活动总要有几个亮点,非凡的体验受众会自动进行二次传播。如果你的活动像白开水一样平淡,受众会连自拍的欲望都没有。活动亮点不一定都是明星、网红、大咖、新媒体、新技术,也可以通过创意的方式给受众意外的惊喜,创造不一样的体验。

  第一,接待;嘉宾的行程出现差错,有可能是机票订错、名字不符无法入住。也可能是现场座位卡准备不足、名字出现错字别字等;

  第二,交通;甄选场地时可能没有考虑到交通的便捷性,导致观众无法准确找到会场,或现场停车位不足,或现场出现交通拥堵;

  第三,时间;要想活动成功,一个重要的条件是挑选一个好日子。保证大多数人有时间能够出席外,避免恶劣天气;

  第四,现场;有没有柱子、吊灯之类?视线是否足够好,每一位客人都能够看清楚舞台或大屏幕;天花板高度是否足够高;舞台是否够大?多高?一个还是几个?演讲是否需要多种语言?视听设备对舞台的要求?必须留出多少时间进行彩排?如何上下舞台?舞台设备搬出搬进、安装拆卸都需要多长时间?演讲话筒突然没有声音、PPT视频卡顿、甚至断电等诸如此类;

  第五,报批;大型户外活动需要报批消防城建公安等系统。作为活动策划者一定要知道哪些场所需要办理哪些许可证,需要做些什么工作,不能靠临时碰运气解决,尽量考虑到各种可能发生的意外事件。

  一个活动下来,策划人员都感到身心疲惫。现在,活动终于结束了,终于可以松一口气了,可以好好回顾和庆祝休息一下,但是不要安排在第二天。要给每个人有充裕的时间理理头绪,好好的放松一下。然后,好好的写一份总结报告。活动目标是否达成?实现预算了吗?哪里超支了?原因?有什么成效?

  以上是本人多年从业以来简单的大概罗列几点,希望给到有需要的朋友一些帮助。如果觉得文章看的不过瘾,需要一位专业的活动策划顾问做咨询,请咨询上海百闻公关,超13年的行业经验,为腾讯、蘑菇街、保时捷、中航地产、可口可乐、等众多一线品牌打造不一样的活动体验。

  武汉普兰文化传播有限公司是武汉一家专业活动策划机构,以礼仪庆典、会务会议、主题策划等公关活动为主。

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